„Stara” a „nowa” dokumentacja pracownicza - podstawowe pytania
Jak już wspomniałam nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej obowiązuje od 01.01.2019 r. Wpinając dokumenty lub zakładając akta osobowe, na pewno zadasz sobie pytanie „A co z dotychczasową dokumentacją?”, „Czy mam przekładać akta osobowe i układać je wg nowych zasad?”, „Czy wnioski, które zostały kiedyś wpięte do akt osobowych przekładać do nowych segregatorów?”.
Otóż w przepisach rozporządzenia w kwestii wpinania dokumentacji do akt osobowych (ułożenia ich na nowo i ponownego ich ponumerowania i opisania), pozostawiono pracodawcy swobodę w tym zakresie. Zatem dokumentację utworzoną i wpiętą do 31.12.2018 r. możesz pozostawić bez zmian. Ważne, aby dokumenty tworzone od 01.01.2019 r. wpinane i gromadzone były zgodnie z nowymi przepisami.
Dla kogo prowadzimy dokumentację wg nowych zasad?
Zgodnie z przepisami nowego rozporządzenia od dnia 01.01.2019 r. dokumentację pracowniczą prowadzimy wg zasad wskazanych w rozporządzeniu dla wszystkich pracowników. Przy czym dla osób zatrudnionych po 31.12.2018 r. od początku zakładamy akta osobowe i pozostałą dokumentację wg nowego rozporządzenia.
Polecamy: Zatrudnianie pracowników po zmianach w Kodeksie pracy
Jeżeli umowę o pracę podpisano w październiku 2018 r., a jako datę rozpoczęcia pracy wskazano 2 stycznia 2019 – obowiązują nowe przepisy. Analogicznie będziemy postępować jeżeli pracownik 2 stycznia 2019 podpisał umowę o pracę i z tym dniem rozpoczął pracę.
Gdy pracownik zatrudniony został (zaczął wykonywać pracę) przed dniem 01.01.2019 r., np. pracownik zatrudniony został w 2014 r. i nadal jego zatrudnienie trwa – dokumenty wprowadzone do akt osobowych do 31.12.2018 r. – mogą pozostać w niezmienionym zakresie; nie ma potrzeby ich przekładania.
Dla wszystkich jednak pracowników i tych zatrudnionych przed 01.01.2019 i dla zatrudnionych po 31.12.2018 – od dnia 01.01.2019 musisz prowadzić akta osobowe wg nowych zasad.
Na czym polegają podstawowe różnice w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej?
|
Lp |
Zatrudnieni do 31.12.2018 |
Dokumentacja od 01.01.2019 r. |
|
|
|
|
|
1 |
Nie musisz wyodrębniać części D w aktach osobowych – jeżeli pracownik nie zostanie ukarany karą porządkową; nie musisz również przekładać kary do części D (może pozostać na swoim miejscu), jeżeli pracownik został ukarany do 31.12.2018 r. |
Część D w aktach osobowych jest obligatoryjna dla każdej osoby zatrudnionej od 01.01.2019 r. oraz dla osób zatrudnionych wcześniej, ale ukaranych w okresie obowiązywania nowego rozporządzenia (czyli w okresie od 01.01.2019) |
|
2 |
Nie musisz uzupełniać akt osobowych o skierowania na badania, wystawione do dnia zmiany rozporządzenia – jeżeli termin badania u lekarza profilaktyka wypadał przed 01.01.2019; |
Pod orzeczenie lekarza medycyny pracy należy podpiąć skierowanie na badania – jeżeli termin badań wstępnych lub okresowych wypadał po dniu 31.12.2018 |
|
3 |
Takie dokumenty jak wnioski pracownika o indywidualny rozkład czasu pracy, dokumenty dotyczące zadaniowego czasu pracy, wnioski dotyczące weekendowego systemu czasu pracy do 31.12.2018 były przechowywane w aktach osobowych; nie musisz ich przekładać, jeżeli zostały złożone i zaakceptowane do końca 2018 r. |
Wg nowego rozporządzenia tego typu dokumenty jak wnioski o indywidualny rozkład czasu pracy, system pracy weekendowej, czy uzgodnienia dotyczące zadaniowego czasu pracy przechowujesz w odrębnych segregatorach (lub w formie elektronicznej) w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy. |
|
3 |
Jeżeli karta ewidencji czasu pracy założona została na przełomie roku (np. obejmowała okres rozliczeniowy czasu pracy listopad 2018 – styczeń 2019) – do końca okresu rozliczeniowego możesz ją prowadzić na starych zasadach; |
Od 01.01.2019 – ewidencja czasu pracy musi być prowadzona wg nowych zasad dla wszystkich pracowników tj. m.in. uwzględniać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy; |
|
4 |
Oświadczenia pracownika związane z rodzicielstwem nierzadko umieszczane były na jednym druku (np. oświadczenie o zamiarze korzystania z kodeksowej opieki i zgoda (lub jej brak) na pracę w godzinach nadliczbowych rodzica opiekującego się dzieckiem do lat 4) i wpinane do akt osobowych; |
Oświadczenie rodzica o korzystaniu z dwóch dni opieki nad dzieckiem do lat 14 wpinasz do akt osobowych; zgodę lub jej brak na pracę w godzinach nadliczbowych wpinasz do dokumentacji potwierdzającej ewidencję czasu pracy |
W cyklu naszych artykułów powrócimy jeszcze do tematu okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz omówimy sobie formy jej prowadzenia (elektroniczną i papierową).
Cykl artykułów dla początkujących kadrowych >>> KADRY DLA POCZĄTKUJĄCYCH
Podstawa prawna:
§ 19, § 20, § 21 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU z 2018 r., poz. 2369)