Praca zdalna, którą pracownik wykonuje zazwyczaj w swoim domu powoduje konieczność poniesienia określonych kosztów. Urządzenia używane podczas pracy zdalnej zużywają energię elektryczną, korzystanie z połączeń telefonicznych bądź internetowych także kosztuje. W niektórych przypadkach pracownik używa do pracy zdalnej swoich własnych narzędzi lub urządzeń. Przepisy prawa pracy określają, kto ponosi koszty pracy zdalnej i w jakiej wysokości.
- Koszty pracy zdalnej
- Koszty korzystania ze sprzętu pracownika
- Ryczałt zamiast zwrotu kosztów pracy zdalnej
Praca zdalna to praca, którą pracownik wykonuje całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika. W tym ostatnim przypadku mówimy o „pracy hybrydowej”. Miejsce, w którym wykonywana jest praca zdalna musi być każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. W szczególności praca zdalna może być (i zazwyczaj jest) wykonywana pod adresem zamieszkania pracownika.
Koszty pracy zdalnej
Koszty pracy zdalnej obejmują przede wszystkim koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją wszelkiego rodzaju narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.
Drugą kategorią kosztów pracy zdalnej są koszty zużycia energii elektrycznej oraz korzystania usług telekomunikacyjnych (zwłaszcza telefonicznych i internetowych) niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Kodeksu pracy stanowi, że wskazane powyżej koszty pracy zdalnej ma obowiązek pokryć pracodawca. Ponadto obowiązkiem pracodawcy jest pokrycie innych niż wymienione powyżej kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Przepisy nie określają, jakie koszty należą do kategorii „innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej”. Ustawodawca pozostawił tu pracodawcom i pracownikom swobodę w ustaleniu – przy uwzględnieniu konkretnych okoliczności – jakie koszty będą pokrywane przez pracodawcę.
Koszty korzystania ze sprzętu pracownika
W przypadku, gdy pracownik wykonujący pracę zdalną korzysta w tym celu z własnych materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, należy mu się ekwiwalent pieniężny. Wysokość ekwiwalentu pieniężnego określają pracodawca i pracownik.
Ryczałt zamiast zwrotu kosztów pracy zdalnej
Pracodawca może pokrywać koszty pracy zdalnej w ich rzeczywistej wysokości, a także wypłacać ekwiwalent z tytułu korzystania ze materiałów lub sprzętu pracownika. Alternatywnym rozwiązaniem jest wypłacanie pracownikowi ryczałtu.
Ryczałt powinien być ustalony w wysokości odpowiadającej przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Kwoty należne pracownikowi z tytułu pokrycia kosztów pracy zdalnej, ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu:
- nie są opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych ani
- nie są obciążone składkami na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.