REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Telefon służbowy a rozliczanie prywatnych rozmów pracowników

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Patrycja Mikuła
Telefon służobowy a rozliczanie prywatnych rozmów pracowników. /Fot. Fotolia
Telefon służobowy a rozliczanie prywatnych rozmów pracowników. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Powszechnie stosowaną praktyką jest powierzanie przez pracodawców telefonów służbowych swoim pracownikom. Z założenia mają być one wykorzystywane przez pracowników do celów czysto zawodowych. Co jeśli pracownik korzysta z telefonu służbowego w celach prywatnych?

Problem:

REKLAMA

Autopromocja

Zamierzamy zakupić telefony komórkowe dla pracowników działu handlowego. W jaki sposób powinniśmy rozliczać ewentualne prywatne rozmowy pracowników?

Rada:

Mogą Państwo określić w przepisach wewnętrznych limit minut, powyżej których połączenia wykonane przez pracownika będą uznane za prywatne. Możliwe jest również prowadzenie ewidencji rozmów prywatnych pracownika na podstawie bilingu. Jeżeli sfinansują Państwo za pracownika koszt rozmów prywatnych, to uzyska on przysporzenie majątkowe, od którego należy naliczyć składki i podatek. Jeżeli jednak pracownik zwróci Państwu ten wydatek, to po jego stronie nie powstanie przychód.

UZASADNIENIE:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Udostępnienie pracownikom telefonów do celów służbowych nie powoduje po stronie zatrudnionych żadnych konsekwencji podatkowych. W interpretacji indywidualnej z 6 lipca 2011 r. sygn. IPTPB2/415–125/11–2/KJ Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi stwierdził, że:

(...) udostępnienie przez Wnioskodawcę pracownikowi Spółki samochodu służbowego w celu umożliwienia mu właściwej realizacji obowiązków służbowych nie może generować dla tego pracownika dodatkowego przychodu ze stosunku pracy (...).

Analogiczne wnioski należy wysunąć w przypadku wykorzystywania przez pracowników telefonów służbowych. Do celów dowodowych za zasadne należy uznać wprowadzenie regulaminu korzystania z telefonów służbowych oraz sporządzenie protokołów przekazania telefonów służbowych poszczególnym pracownikom.

Polecamy serwis: Zatrudnianie i zwalnianie

Uwaga!

Do celów dowodowych wskazane jest wprowadzenie regulaminu korzystania z telefonów służbowych oraz sporządzanie protokołów przekazania sprzętu poszczególnym pracownikom.

Protokół równie dobrze można zastąpić oświadczeniem pracownika o powierzeniu mienia. Oświadczenie powinno zawierać m.in. informacje o stanie technicznym odebranego telefonu, ewentualnie o wysokości przyznanego limitu abonamentu na połączenia służbowe i pouczenie o zasadach użytkowania telefonu, jeżeli nie zawiera tego regulamin lub umowa dotycząca powierzenia sprzętu.

Wzór regulaminu korzystania ze służbowych telefonów komórkowych

Posiadanie podpisanego przez pracownika dokumentu o powierzonym mu mieniu, w tym przypadku telefonu komórkowego, powoduje, że na pracowniku ciąży obowiązek wyliczenia się z niego i zwrotu. Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:

  • pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
  • narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze,

odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wymienione, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się (art. 124 § 1 i 2 Kodeksu pracy).

Zobacz także: Podróż służbowa a pozostawanie pracownika do dyspozycji pracodawcy

REKLAMA

Pracownik nie ponosi odpowiedzialności materialnej za szkodę, która powstała w konsekwencji podjęcia przez niego działań w ramach obrony koniecznej lub w stanie wyższej konieczności. Z odpowiedzialności nie zwalnia jednak pracownika nienależyte wykonanie przez niego obowiązków w zakresie zabezpieczenia mienia (wyrok Sądu Najwyższego z 24 stycznia 1985 r., sygn. akt IV PR 244/84). Ciężar dowodu, że powstanie szkody w mieniu wynikło z okoliczności niezależnych od pracownika, leży po jego stronie.

W praktyce powszechne jest, że korzystanie przez pracowników z telefonów służbowych wiąże się z ich wykorzystywaniem również do celów prywatnych. W przepisach prawa pracy nie ma wymogu zawierania odrębnej umowy w tym zakresie. Należy jednak podkreślić, że takie przekazanie powinno odbywać się za zgodą pracodawcy, uregulowaną np. w przepisach wewnętrznych w regulaminie wykorzystywania składników majątku do celów innych niż działalność jednostki. Pisemne uregulowanie przekazania pracownikowi sprzętu do celów innych niż służbowe ułatwi rozliczenia z tytułu składek i podatku zapobiegnie ewentualnym nieporozumieniom.

W przypadku wykorzystywania telefonów służbowych również do celów prywatnych pracodawca może określić limit minut, powyżej których połączenia będą uznane za prywatne. Taka nadwyżka będzie stanowić przychód dla pracownika, jeżeli pracodawca zobowiąże się do poniesienia takiego wydatku. Przyjęcie tego rozwiązania niesie jednak za sobą ryzyko podatkowe, gdyż w sytuacji ustalenia limitu, który nie został przekroczony, ale w ramach którego pracownik wykonał rozmowy prywatne, po stronie zatrudnionego powstanie przychód. Możliwe jest również ewidencjonowanie rozmów prywatnych na podstawie otrzymanego bilingu (wyrok WSA we Wrocławiu z 13 marca 2007 r., sygn. akt I SA/Wr 59/2007). Polecanym rozwiązaniem jest przyjęcie od pracownika oświadczenia o liczbie i wartości przeprowadzonych rozmów prywatnych po uprzednim przedłożeniu mu bilingu do wglądu.

Jeżeli jednak pracownik zwróci pracodawcy koszty wykonanych połączeń prywatnych, po stronie zatrudnionego nie powstanie przychód, od którego należy odprowadzić składki ubezpieczeniowe i podatek. Pracownik może zwrócić ustalony w ten sposób koszt rozmów prywatnych bezpośrednio gotówką lub na rachunek pracodawcy albo wyrazić pisemną zgodę na potrącenie z wynagrodzenia. Ustna zgoda pracownika w tym zakresie nie wywoła bowiem żadnych skutków.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Podstawa prawna:

Więcej przeczytasz w SPOSOBIE NA PŁACE >>>

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Sposób na płace

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czerwiec 2025: kalendarz do druku [PDF]

Pobierz kalendarz czerwca 2025 do druku z miejscem na notatki. Czerwiec 2025 roku zawiera dwa święta ustawowo wolne od pracy. W tym miesiącu jest również Dzień Dziecka i Dzień Ojca. Najważniejsze daty już są zaznaczone. Wydrukuj i dopisz ważne notatki.

PPK: 10 dni i 3 miesiące to ważne terminy przy zawieraniu umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK

Wdrożenie PPK to przede wszystkim wybór instytucji finansowej i zawarcie umowy o zarządzanie oraz umowy o prowadzenie PPK. Podmiot zatrudniający musi pamiętać o ważnych terminach: 10 dni i 3 miesiące. Jakie obowiązki ma pracodawca? Co z mikroprzedsiębiorcą?

O 339,50 zł więcej dorobi emeryt i rencista od czerwca 2025 roku

Rosną limity dorabiania dla rencistów i wcześniejszych emerytów. Chodzi o kwoty, po przekroczeniu których ZUS obniża lub zawiesza pobierane świadczenie emerytalne lub rentowe. To dobra wiadomość.

Zautomatyzuj HR z SyKOF HR i przygotuj organizację na erę AI

Automatyzacja to nie tylko wygoda – to fundament dla wdrażania sztucznej inteligencji w HR. System SyKOF HR wspiera organizacje w cyfrowej transformacji procesów kadrowo-płacowych, integrując się z ekosystemem ERP i tworząc fundament pod przyszłościowe zastosowania AI.

REKLAMA

14 emerytura 2025 - kiedy wypłata? [Rozporządzenie]

14 emerytura będzie także w 2025 roku. Kiedy można spodziewać się wypłaty dodatkowego świadczenia dla emerytów i rencistów? Ile wynosi czternastka? Jst rozporządzenie Rady Ministrów. Oto najważniejsze informacje.

Jazda na rowerze: dla pracownika benefit z karty sportowej i korzyść dla zdrowia

Coraz cieplejsze dni zachęcają do aktywności fizycznej, takiej jak jazda rowerem. Z roku na rok przybywa osób, które decydują się na mniej lub bardziej regularne dojeżdżanie takim jednośladem do pracy.

Jawność wynagrodzeń: większość jest za, ale pod warunkiem, że dotyczy ona wyłącznie cudzych płac a nie własnych zarobków

Najnowsze badanie przynosi wiedzę o aktualnych poglądach polskich pracowników. Polacy o jawności wynagrodzeń: chcemy znać zarobki innych, ale swoich nie chcemy ujawniać. Czy zmiana prawa, którą sprawi wdrożenie dyrektywy o jawności płac to zmieni?

Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 roku [Przewodnik i zmiany krok po kroku]

W dobie globalizacji coraz więcej polskich firm sięga po talenty spoza kraju. Od 1 czerwca 2025 r. proces zatrudniania cudzoziemców zostanie zmodernizowany i w pełni zdigitalizowany dzięki nowej ustawie z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Choć formalności nadal wymagają precyzji, są prostsze, szybsze i dostępne online.

REKLAMA

Pracownicy teraz: praca bez poczucia sensu nie daje satysfakcji

Według 91 proc. polskich „zetek” i millenialsów praca bez poczucia sensu nie daje satysfakcji. Wśród priorytetów młodych pracowników są także niezależność finansowa i work-life balance. Jeśli te warunki nie są spełniane, potrafią oni zrezygnować z pracy i szukać nowego pracodawcy.

Dobre samopoczucie w miejscu pracy, to kluczowe oczekiwanie najmłodszych pracowników czyli Zetek

Dla Zetek pracowników w pracy ważna jest równowaga między życiem zawodowym i prywatnym. Otwarta komunikacja z przełożonym, równowaga między życiem zawodowym i prywatnym oraz stabilność zawodowa - to wartości, którymi najczęściej kierują się przedstawiciele pokolenia Z przy wyborze pracodawcy.

REKLAMA

OSZAR »